Organizacja czasu pracy to systematyczne planowanie i zarządzanie czasem pracy w celu maksymalizacji produktywności i efektywności. Ten proces obejmuje planowanie dnia pracy, przydzielanie zadań, ustalanie priorytetów i monitorowanie czasu poświęconego na każde zadanie. Ale jak to ugryźć? Jakie metody sprawdzą się najlepiej?
Z organizacją czasu pracy jest trochę jak z układaniem puzzli. Często robimy to partiami, krok po kroku. Zaczynamy od prostych zadań, takich jak segregacja elementów kolorami czy układanie ramy. Z czasem dochodzą nowe puzzle, czasem popełnimy jakiś błąd, co zmusza nas po poprzestawiania niektórych części, żeby osiągnąć finalny efekt.
Kroki do efektywnego zarządzania czasem
Pierwszym krokiem w efektywnym zarządzaniu czasem jest moim zdaniem rozpoczęcie dnia od zaplanowania pracy. Oceniamy ile nowych zadań nam doszło, na jakie mejle musimy odpisać i jakie są priorytety na dany dzień, oraz wielkość poszczególnych zadań.
Warto mieć na uwadze zasadę 2 minut, o której pisał Maciek Śliwiński w swojej książce “5 sekund do maksymalnej produktywności”. O co chodzi? Jeżeli cóż zajmuje mniej niż dwie minuty najlepiej to zrobić od razu, dzięki temu unikamy gromadzenia się drobnych zadań, które później mogą nas przytłaczać lub obciążać. Dodatkowo zaczynanie od prostych zadań sprawia, że nabieramy rozpędu i łatwiej jest nam przejść do tych bardziej wymagających.
Teraz jest czas na oczyszczenie głowy. Spisujemy plan, aby nie musieć o wszystkim pamiętać. To sprawia, że nasz mózg czuje się bezpieczniej i się odciąża. Dzięki temu pozbywamy się zmartwienia, że coś nam umknie, ponieważ w każdej chwili mamy background, do którego możemy wrócić.
Gdzie to spisać?
Odpowiedź brzmi, gdzie ci wygodnie. My w Bananach pracujemy na Asanie, ale to może być każdy inny program do zarządzania projektami, albo… prosta tablica kanbanowa. Ważny jest podział zadań na kategorie, to ułatwia organizacje pracy. Można to podzielić na tematy czy klientów. Warto także skorzystać z etykiet do oznaczania tasków takie jak np. do zrobienia, w trakcie, jest czas. Zachęcam także do tworzenia checklist. Nie tylko pomagają nam one w organizacji, ale też dają satysfakcję z postępów, kiedy odznaczany kolejne zadanie. To motywuje nas do dalszego działania
Pierwszą część mamy za sobą. Kiedy wiemy co mamy robić, działamy szybciej. Teraz musimy się zastanowić nad tym, jak to zrobić.
Organizacja czasu pracy: jak pracować efektywnie i bez nerwów?
Dobrą metodą jest skupienie się na jednej rzeczy. Badania pokazują, że jeśli oderwiemy się od zadania, to ponowne wdrożenie się w temat zajmuje nam ok. 20 min. Przełączanie się między zadaniami jest mało efektywne i stresujące. Zahaczymy trochę o temat asertywności. Nic się nie stanie jeśli oddzwonicie chwilę później. Zamiast siedzieć ciągle na skrzynce mailowej lepiej wyznaczyć sobie do tego konkretne godziny. To pomoże skupić się całkowicie na danym zadaniu.
Ważne są także przerwy w pracy. Jest to dobry motywator aby szybciej skończyć zadanie. Pozwalają nam też zadbać o podstawowe potrzeby takie jak jedzenie, o których czasami zapominamy, choć mają duży wpływ na efektywność pracy. Tutaj z pomocą przychodzi technika pomodoro, która polega na podziale czasu pracy na interwały, np. 25 min pracy z krótką przerwą. Idealnie sprawdzi się tutaj aplikacja clockify, która mierzy czas poświęcony na konkretne zadania. Dzięki temu mamy kontrolę nad naszą produktywnością i utrzymaniem motywacji.
Kolejną istotną kwestią jest otoczenie. Jeżeli masz taką możliwość możesz sobie zapalić świeczkę czy puścić ulubiona muzykę. Obowiązkowo przygotuj dzbanek wody. Wszystko to pomoże zredukować napięcie i zwiększy efektywność pracy. Wspominam o nawodnieniu ponieważ nasz mózg w 80% składa się z wody. Brak nawodnienia sprawia, że jakość pracy spada. W praktyce oznacza to problemy z pamięcią, senność czy chroniczne zmęczenie, co zrównuje naszą produktywność z ziemią.
Zatrzymajmy się jeszcze na temacie muzyki. Niektórym lepiej pracuje się przy Mozarcie a innym w ciszy. Warto przetestować jak różne dźwięki wpływają na naszą koncentrację i stworzyć odpowiednie playlisty, których będziemy słuchać podczas pracy. Dla osób preferujących ciszę polecamy zaopatrzyć się w słuchawki z funkcją redukcji szumu.
PRZECZYTAJ TAKŻE: Jak niewidzialne staje się widzialne, czyli o marketingu inkluzywnym
W jakich godzinach produktywność jest największa?
Jak już dobrze poznamy siebie i wejdziemy w taki tryb organizatora i ogarniacza możemy zrobić kolejny krok. Mianowicie próbować wyłapać godziny, w których jesteśmy najbardziej produktywni i kreatywni. Mając taką wiedzę możemy dopasować konkretne zadania do pory dnia. Jak to wygląda w praktyce? Z doświadczenia wiem, że na godzinę przed końcem pracy trudno jest się skupić na trudniejszym zadaniu.
Dlatego jeżeli nie jest to pilne skupiam się na robieniu prostszych zadań, które nie wymagają aż takich pokładów kreatywności. Lepiej jest to zostawić na następny dzień, kiedy wiemy, że zrobimy to lepiej i szybciej. Robienie zadań na siłę nie jest najlepszym rozwiązaniem. Czasami czujemy, że to nie jest nasz dzień i jest to jak najbardziej ok. Nie jesteśmy w stanie codziennie dawać z siebie 100%. Zamiast się na siebie wkurzać lepiej być dla siebie wyrozumiałym.
Co jeśli musimy skończyć coś na teraz?
Czasami niestety zdarzają się takie sytuacje. Nasza rada to “Nie bój się prosić o pomoc”. Nawet w najdrobniejszych sprawach jak znalezienie synonimu do słowa w poście czy sformułowanie biznesowego CTA. Czasami o wiele więcej uda nam się na tym ugrać.
Co zrobić kiedy napadnie nas “syndrom oszusta?”
Czyli myśl, że mogę napisać to lepiej, wymyślić bardziej kreatywne hasło czy zrobić coś szybciej. W takich sytuacjach pomaga racjonalizowanie, czyli szukanie odpowiedzi na pytanie jaki cel ma to dane zadanie, które należy spełnić. Nie muszę dostać pochwały za najlepsze copy czy artykuł na bananowego bloga. Pamiętajmy żeby nie kierować się perfekcjonizmem.
Asertywność w ustalaniu priorytetów
Na koniec wisienka na torcie, czyli kwestia asertywności przy ustalaniu priorytetów i przyjmowaniu nowych zadań. Czasami jest nam głupio odmówić, kiedy ktoś nas o coś prosi. Nieraz zdarza się, że przekładamy czyjeś sprawy ponad swoje. Jak to rozegrać aby mieć poczucie, że wszystkie obowiązki zostały wypełnione? Pomocne w takiej sytuacji są 2 pytania. “Czy mogę spełnić te prośby, biorąc pod uwagę czas i zasoby jakimi dysponuje?”, oraz “Czy to jest najważniejsze zadanie, na którego realizację powinnam/ienem poświecić teraz swój czas i zasoby?”. Oba pytania pochodzą z książki “Socjalista”, którą gorąco polecamy.
