Organizowanie eventów to zadanie, które z pewnością wymaga dużej ilości czasu, energii i zasobów. Ale jednocześnie daje ogromną satysfakcję. Jak zaplanować promocję eventu? Sprawdź.
Musisz być jak MacGyver lub Wonder Woman i nie dać się przeciwnościom. Przyda Ci się też zmysł Pomysłowego Dobromira. Dlaczego? Planowanie to pierwsze trudne i odpowiedzialne zadanie event managera. Nie można jednak zapomnieć o drugim – skutecznej promocji. W czasach, kiedy rynek wydarzeń jest bardzo konkurencyjny i bogaty, niezbędna staje się strategia dotarcia do odbiorców, wykorzystująca najnowsze trendy i narzędzia marketingowe. Jak więc efektywnie promować swój event i przyciągnąć odpowiednich uczestników?
Załóżmy, że mamy już szczegółowy plan wydarzenia, przejdźmy więc do planu promocji. Czym on właściwie jest? To zebrany opis działań marketingowych, których cel stanowi przyciągnięcie jak największej liczby potencjalnych odbiorców. Odpowiednio zdefiniowany daje szansę na osiągnięcie sukcesu oraz zwiększenie zainteresowania wydarzeniem ze strony uczestników, prelegentów czy partnerów, a także budowanie świadomości o nim. Od czego powinniśmy zacząć i o czym nie należy zapominać?
1. Zrób analizę konkurencji
Niestety, bez odpowiedniej promocji, nawet najlepiej zaplanowane wydarzenie może nie pozyskać uczestników. Bez nich z kolei nie ma prawa bytu, bo i po co. Warto więc najpierw zorientować się:
- jakie podobne wydarzenia zostały już zapowiedziane,
- które stanowią dla nas eventy konkurencyjne,
- z którymi moglibyśmy nawiązać współpracę,
- czy możemy na nich szukać odbiorców swojego projektu,
- czy nie kolidują terminowo.
Taka analiza to pierwszy krok do stworzenia skutecznej strategii promocyjnej, bo dostarcza odpowiedzi na najważniejsze podstawowe pytania. Czasami pomaga także uratować się przed porażką. Kiedy na przykład okaże się, że taki sam event w danym czasie zaplanowała nasza konkurencja, która ma już zbudowaną silną markę, możemy wybrać inny termin, kiedy tego rodzaju wydarzeń brakuje. Poza tym warto się tam wybrać i popodglądać innych w akcji.
2. Określ grupę docelową
Kolejnym krokiem w planowaniu skutecznej promocji jest określenie grupy docelowej. To naprawdę ważne i powinno zostać wykonane już na etapie planowania samego eventu! Wydarzenie, które jest dla wszystkich nie przyciągnie nikogo, a to, kto jest odbiorcą Twojego będzie miało wpływ na sposób, w jaki je promujesz. Musisz wiedzieć, jakie są potrzeby tych osób i co je motywuje do uczestnictwa. Dzięki temu lepiej dostosujesz promocję do oczekiwań. Eventy organizuje się dla ludzi i warto pamiętać, że są dla nich, nie tylko dla Ciebie do ‘twórczego wyszalenia się”. Poznaj potencjalnych uczestników. Dowiedz się o nich jak najwięcej. Nie polegaj na intuicji. Zrób wydarzenie, w którym chcesz brać udział tak po prostu jako jeden z uczestników, ale nie zapomnij sprawdzić także ich potrzeb.
Łatwiej robi się eventy dla osób, które znasz, więc potraktuj je jak nowych znajomych. Włóż odrobinę serca i czas, bywaj tam, gdzie są, rozmawiaj, dopytuj, sprawdzaj. Dziś nie musisz już nawet wychodzić w tym celu z domu, wystarczy dostęp do internetu i otwiera się przed Tobą ogrom możliwości. Czasami warto też zapytać wprost, np. w jakim mieście przyszedłbyś na event o e-commerce, czy wolisz marketingowe śniadanie czy wieczorną pizzę, jakie tematy Cię interesują. Pytaj, pytaj i jeszcze raz pytaj. Także po evencie, ale o tym później.
3. Wybierz kanały komunikacji
Następnym etapem jest wybór odpowiednich miejsc promocji. W zależności od grupy, warto wybrać różne. Dla młodszej – możesz zainwestować w reklamy na portalach społecznościowych, takich jak Instagram czy TikTok. Dla starszej grupy warto rozważyć tradycyjne sposoby promocji, takie jak reklamy radiowe i telewizyjne lub ogłoszenia w prasie. W jeszcze innych przypadkach mogą sprawdzić się artykuły na portalach branżowych lub gościnne udziały w webinarach czy podcastach z zaproszeniem na Twój event. Punktów styku z daną marką może być wiele, jednak nie decyduj się na wszystkie dostępne miejsca. Wybierz świadomie na podstawie dostępnych analiz, gdzie jest Twój uczestnik i tam kieruj komunikaty.
Wydaje mi się, że problemem, wbrew pozorom, jest dziś dostępność wielu środków. Organizatorów kusi, żeby być wszędzie i robić wszystko naraz. Doba ma jednak swoje ograniczenia, portfel określoną zasobność, a nasi odbiorcy cierpliwość i ani nas nie chcą widzieć w miejscach, gdzie szukają czegoś zupełnie innego, ani my nie chcemy płacić za reklamy tam, gdzie nie znajdziemy uczestników. Trudno wyobrazić sobie promocję wydarzenia dla seniorów na Instagramie czy targów pracy IT w tradycyjnym papierowym wydaniu programu telewizyjnego. Chociaż! To wszystko kwestia pomysłu. 🙂
Kanałów komunikacji w samej sieci do wyboru masz naprawdę wiele. Od e-mail marketingu, przez media społecznościowe, reklamy czy współpracę z partnerami. Co możesz zrobić?
- wyślij zaproszenie do udziału w wydarzeniu do swojej bazy mailingowej,
- opublikuj posty lub wydarzenia na Facebooku, LinkedInie lub innych social mediach,
- wykorzystaj grupy tematyczne i branżowe do pokazania zapowiedzi eventu,
- porozmawiaj z partnerami i prelegentami, aby oni również włączyli się w promocję,
- znajdź portale branżowe, z którymi możesz współpracować na zasadach patronatu,
- wykorzystaj marketing szeptany i opinie uczestników poprzednich edycji, może znajdziesz wśród nich ambasadorów,
- bądź obecny także na innych eventach, gdzie możesz spotkać osoby zainteresowane daną tematyką.
Wybór jest naprawdę szeroki, liczy się jedynie Twój pomysł i konsekwentna realizacja.
4. Stwórz atrakcyjne materiały
Pamiętaj o tym, że potencjalni uczestnicy muszą dowiedzieć się o Twoim evencie. Masz wyróżnić się wśród konkurencji i pokazać, jaką wartość daje to konkretne wydarzenie. Przedstaw korzyści, ale jednocześnie nie zapomnij o atrakcyjnym przekazie wizualnym dopasowanym do Twojej grupy docelowej. Grafiki i wideo przyciągają uwagę i pozwalają skupić wzrok odbiorcy, jednak tylko na chwilę. Utrzymanie go jest już trudniejsze. To właśnie dlatego mów wprost dla kogo jest event, jaki jest program, co można zyskać. To istotne, kiedy ktoś ma poświęcić czas i pieniądze i wybrać Cię spośród innych.
Nie zapomnij o aktualizacji strony www, umieść w widocznym miejscu najważniejsze informacje i ułatw użytkownikom nawigację oraz rejestrację. Konieczność przeklikania się przez kilka kolejnych okienek i zaznaczenia ogromnej liczby zgód w celu zapisu może skutecznie zniechęcić nawet najbardziej zdeterminowaną osobę. Zbieraj dane, których rzeczywiście potrzebujesz, a jeśli jest ich w formularzu więcej – uzasadnij dlaczego. Z jednej strony przywykliśmy do braku prywatności, z drugiej próbujemy jednak jej coraz częściej bronić. Wykorzystaj społeczny dowód słuszności i jeśli masz się czym pochwalić, mów ile osób już zdecydowało się do Ciebie dołączyć.
Twórz materiały, które są estetyczne, nie zawierają błędów, ale pozwól sobie też na odrobinę szaleństwa, żeby się wyróżnić. Nie jesteś grafikiem? Żaden problem! Jest wiele darmowych programów do pobierania zdjęć i ich przeróbek. Nie umiesz kręcić wideo? To nie wymówka. Weź do ręki telefon i nagraj zaproszenie z tzw. ręki. Dzisiaj już nikogo to nie zdziwi, a autentyczne materiały zawsze są w cenie. Pamiętaj, że mówisz do ludzi takich jak Ty. Nie oczekują perfekcjonizmu, ale jeśli się o Tobie i wydarzeniu nie dowiedzą – nie dasz im nawet szansy zdecydować czy warto wziąć w nim udział.
5. Rozłóż promocję w czasie
Zaplanuj, kiedy dokładnie zaczniesz mówić o wydarzeniu. Zastanów się, czy od razu ruszysz ze sprzedażą biletów lub rejestracją, czy poprzedzisz to serią zapowiedzi. Problemem jest często zbyt późny start. Organizacja eventu to bardzo obszerny projekt z wieloma składowymi i czasami promocja schodzi na dalszy plan. To błąd. Nie możemy o niej zapomnieć, bo tak samo koncert, jak i konferencja, bez uczestników traci sens. Za to pełna sala daje poczucie satysfakcji, a zadowolony uczestnik stanowi najlepszą rekomendację.
Nie daj o sobie zapomnieć także tuż przed eventem. Zapisani uczestnicy również potrzebują Twojej uwagi. Chcą poczuć się zaopiekowani i dowiedzieć się, co ich czeka. Przypominaj o tym, że wydarzenie się zbliża. Wiele osób bierze udział w tak wielu aktywnościach, że może je pominąć całkiem nieświadomie. Przed samym startem wyślij też najważniejsze podstawowe informacje – gdzie, kiedy, o której, jaki jest parking, dojazd, program. Uczestnicy będą Ci za to naprawdę wdzięczni, bo odejmiesz im pracy.
6. Nie zapomnij o promocji podczas wydarzenia i po nim
Co możesz zrobić w trakcie wydarzenia?
- Rozmawiaj z uczestnikami i prelegentami, pytaj o opinie, zachęcaj do udzielania wypowiedzi do kamery, ułatwiaj networking.
- Zadbaj o relację foto i wideo, aby mieć materiały do podsumowania i promocji kolejnego eventu, ale także, żeby na bieżąco pokazywać co się dzieje. W dzisiejszych czasach to bardzo ważne. Relacja wideo po miesiącu nie da takiego efektu jak relacja na żywo w mediach społecznościowych. Chcemy wszystko tu i teraz, szukamy swojej twarzy na zdjęciach, chętnie się wtedy nimi dzielimy i… zasięgi rosną.
- Zadbaj nie tylko o uczestników, ale również o partnerów, sponsorów, media. Oni też przyczyniają się do promocji i budowania świadomości o Twoim wydarzeniu. Oznaczaj ich w social mediach!
7. Zakończony event to nie koniec pracy
Pamiętaj, że każdy feedback jest na wagę złota. Stwórz ankiety, słuchaj uwag i wyciągaj wnioski. Przeanalizuj dokładnie co się sprawdziło, a co następnym razem, jako zespół moglibyście zrobić inaczej. Podziękuj wszystkim, którzy w tym dniu byli obecni, ale nie zapomnij też o tych, którzy wspierali event przed finalną datą. Doceniaj! Często niestety dzień wydarzenia jest ostatnim dniem kontaktu. Nie pozwól sobie na to. Utrzymuj komunikację jeśli tylko możesz. I zapisuj! Jako “dinozaur” nie wyobrażam sobie nie zebrać wszystkich tych informacji w jednym miejscu, żeby móc skorzystać z nich w kolejnym takim projekcie.
8. Ułatwiaj
Może to mało oczywiste, ale jeśli liczysz na współpracę z prelegentami, partnerami, mediami, innymi członkami zespołu pod kątem promocyjnym to im to ułatwiaj. Nie każdy musi rozumieć marketing i promocję. Twoim zadaniem jest dostarczyć takie materiały przed, w trakcie i po wydarzeniu, aby innym łatwiej było się w te działania włączyć. Liczysz na opublikowanie posta na LinkedIn’ie przez występujących na scenie? Prześlij im gotową propozycję i grafikę. Chcesz, żeby dziennikarz zamieścił relację po konferencji? Dostarcz mu atrakcyjny content nie tylko tekstowy, ale też zdjęciowy. Masz nagraną wypowiedź partnera z eventu? Podpowiedz mu jak może wykorzystać ją w swoich kanałach. Działaj trochę na zasadzie doradcy, a ludzie chętnie zaczną włączać się w realizację promocji, bo zobaczą, że nie jest to tak czasochłonne i trudne jak im się wydawało.
9. Ciesz się!
Nie zapomnij też o tym, żeby najzwyczajniej w świecie się cieszyć z tego, co udało Ci się osiągnąć! 🙂
Autorka:
Gabriela Gil
Marketingowe serce. Wieczna studentka. Eventowy ogarniacz. Z wielką pasją organizuje eventy i zajmuje się ich promocją online – koordynowała prace przy konferencjach, meet-up’ach, webinariach oraz prestiżowych galach, co dało jej mnóstwo satysfakcji i nauczyło ogromu cierpliwości. Największe z wydarzeń stacjonarnych zgromadziły ok. 350 uczestników, online natomiast ponad 1200 uczestników. Eventy, których koordynacją się zajmowała to: Mobile Trend Conference, Mobile Trends Awards, Pozitive TechnolOgies, Konferencja Lean | Six Sigma, Konferencja Trenersko-Coachingowa Profectus i inne.
